La comunicazione interpersonale ha due dimensioni distinte: il contenuto (ciò che le parole dicono, il loro significato) e la relazione (quello che i parlanti lasciano intendere con le parole e con i significati espressi dal corpo: i gesti, la mimica facciale, la postura, il tono della voce.
Il 93% dello scambio comunicativo vis a vis avviene attraverso la comunicazione non verbale tramite quattro componenti fondamentali: paralinguistico, cinesico, prossemico e aptico.
Il sistema paralinguistico indica l’insieme dei suoni emessi nella comunicazione non verbale, indipendentemente dal significato delle parole. Le accompagna come un canale comunicativo parallelo o interdipendente, ed è caratterizzato da vari elementi: tono, intonazione, volume di voce, vocalizzazioni per la regolazione dell’avvicendarsi dei turni di parola.
Tono: è influenzato da fattori fisiologici (età, costituzione fisica), e dal contesto. In linguistica, il tono della voce è caratterizzato dalla variazione (o meno) dell'altezza del suono di una sillaba. L’altezza tonale della voce dipende dalla frequenza delle vibrazioni delle corde vocali e determina la melodia del discorso.
Il suono vocale si dice alto, o acuto, oppure basso, o grave, se è prodotto da un numero elevato o scarso di vibrazioni. La produzione di un suono acuto aumenta la tensione delle corde vocali, invece per generare un suono grave le corde sono meno tese.
All'altezza del suono fa riferimento anche l'intonazione, che però non si riferisce ad una singola sillaba ma alla modulazione di un intero enunciato.
Un altro importante tratto prosodico è dato dall'intensità, cioè dal volume di voce, che può essere alta o bassa; un aumento di volume può essere causato dalla collera.
Ritmo: si dà al discorso per conferire maggiore o minore autorevolezza alle parole pronunciate: parlare ad un ritmo lento, inserendo delle pause tra una frase e l'altra, dà un tono di solennità a ciò che si dice; al contrario parlare ad un ritmo elevato attribuisce poca importanza alle parole pronunciate.
Nell'analisi del ritmo nel sistema paralinguistico va considerata l'importanza delle pause, che vengono distinte in pause vuote e pause piene. Le pause vuote rappresentano il silenzio tra una frase e l'altra, quelle piene le tipiche interiezioni (come "mmm", "beh") prive di significato verbale, inserite tra una frase e l'altra.
Le variazioni della velocità di elocuzione, detta anche “tempo”, offrono un terzo parametro prosodico. Accelerando o rallentando la velocità con cui vengono prodotte le sillabe, si possono trasmettere significati diversi, a livello di emozioni (la velocità di elocuzione della collera è rapida, mentre quella della tristezza è tipicamente lenta), di attitudini (il tempo può darci qualche indizio circa la cortesia, l’impazienza, o l’insicurezza del locutore), ecc.
I tratti prosodici (l’altezza tonale, l’intensità, il tempo, il ritmo, le pause) compaiono spesso simultaneamente e si combinano fra di loro in vari modi, con interazioni complesse.
I tratti prosodici comunicano anche altre informazioni linguistiche: il modo di articolare i suoni di una lingua (le parole), la varietà linguistica del parlante (es. lingua straniera, lingua standard, varietà regionale, dialetto), la qualità fonatoria (es. metallica, stridula, ecc.), il registro (il modo di parlare: in modo familiare, burocratico, ecc.), i segnali che regolano i turni tra i parlanti: fanno capire quando si vuole intervenire nel dialogo, quando si finisce di dire, quando non si desidera essere interrotti, quando è opportuno che l'altro prenda la parola con sguardi, movimenti del capo, innalzamenti del tono., ecc..
I tratti prosodici possono trasmettere pure le informazioni di carattere paralinguistico ed extralinguistico (emozioni, atteggiamento del parlante, e anche caratteristiche personali, quali l’età, il sesso, ecc.).
Il sistema cinesico comprende gli atti comunicativi espressi dai movimenti del corpo, cioè l’insieme de i gesti, volontari e involontari, per lo più legati alle emozioni.
Il termine cinesica deriva dal greco kinesis e significa movimento.
Lo zoologo Desmond Morris considerò gesto qualunque azione capace di inviare un segnale visivo ad un osservatore e di comunicargli una qualsiasi informazione.
Falsificare il linguaggio del corpo è praticamente impossibile in quanto bisognerebbe avere la consapevolezza di tutti i muscoli del corpo in ogni singolo istante, per questo ci svela molto più di quanto non vorremmo rivelare su noi stessi. Un osservatore attento può infatti notare la discordanza tra il linguaggio del corpo e le parole comunicate.
Il contatto visivo tra due persone: gli sguardi, i movimenti oculari, possono avere più significati: per esempio comunicare interesse per ciò che si ascolta oppure indicare aggressività, sfida. Una persona, in una situazione di disagio tende ad abbassare lo sguardo.
Mimica facciale. Non tutto ciò che viene comunicato tramite le espressioni del volto è sotto il proprio controllo, ad esempio arrossire per timidezza o vergogna. Ma la gran parte delle espressioni facciali sono volontarie ed adattabili alle circostanze. La diversa interpretazione delle espressioni facciali nelle varie culture è uno dei campi di studio più considerati nella storia delle scienze della comunicazione.
I gesti, come quelli compiuti con le mani. La gestualità manuale può essere una utile sottolineatura delle parole, e quindi rafforzarne il significato, ma anche fornire una chiave di lettura difforme dal significato del messaggio espresso verbalmente. Anche in questo senso va considerata la difformità interpretativa che le diverse culture danno ai vari gesti.
La postura. Gli elementi sociali e di contesto hanno grande importanza, talvolta identificando con precisione la posizione corretta da mantenere in una data circostanza (i militari sull'attenti di fronte ad un superiore), talvolta in maniera meno codificata ma comunque necessaria (una postura corretta e dignitosa di un alunno in classe di fronte al professore).
Il sistema prossemico e quello aptico sono dei sistemi di contatto; il primo concerne la percezione e l'uso dello spazio e della distanza nei confronti degli altri, il secondo fa riferimento all'insieme di azioni di contatto corporeo con l'altro.
La prossemica è la disciplina semiologica che studia i gesti, il comportamento, lo spazio e le distanze durante la comunicazione verbale e non verbale.
Il termine “prossemica” deriva dall'inglese prox(imity) (= prossimità), fu ideato nel 1963 dall’antropologo statunitense Edward Twitchell Hall per indicare le relazioni di vicinanza nella comunicazione interpersonale.
Nel suo studio, egli individuò quattro distanze, che delimitano altrettante "zone", di comunicazione:
1. la zona intima, tra 0 e 45 cm;
2. la zona personale, tra 45 e 120 cm;
3. la zona sociale, tra 120 e 350 cm;
4. la zona pubblica, oltre i 350 cm.
La zona intima è quella riservata senza disagio al/la partner o ad alcuni familiari. L’ingresso in quest’area di altre persone viene percepito con disagio, variabile a seconda del soggetto. Come conferma di questo basti pensare alla situazione di imbarazzo che si prova quando siamo costretti ad ammettere nella nostra zona intima soggetti estranei, ad esempio in ascensore o sull'autobus, e si tende all’irrigidimento, a non incrociare lo sguardo con le altre persone.
La zona personale: vi sono ammessi familiari meno stretti, amici, colleghi. In questa zona si possono svolgere comunicazioni informali, il volume della voce può essere mantenuto basso e la distanza è comunque sufficientemente limitata da consentire di cogliere nel dettaglio espressioni e movimenti degli interlocutori.
La zona sociale è quell'area in cui svolgiamo tutte le attività che prevedono interazione con persone sconosciute o poco conosciute. A questa distanza (da 1 a 3 o 4 metri) è possibile cogliere interamente o quasi la figura dell'interlocutore, cosa che ci permette di controllarlo per capire meglio le sue intenzioni. È anche la zona nella quale si svolgono gli incontri di tipo formale, ad esempio un incontro di affari.
La zona pubblica è quella delle occasioni ufficiali: un comizio, una conferenza, una lezione universitaria. In questo caso la distanza tra chi parla e chi ascolta è relativamente elevata e generalmente codificata. È caratterizzata da una forte asimmetria tra i partecipanti alla comunicazione: generalmente una sola persona parla, mentre tutte le altre ascoltano.
Il sistema aptico. L’aggettivo aptico deriva dal greco “apto” e significa tatto.
L’aptica concerne le azioni di contatto corporeo tramite messaggi comunicativi durante l’interazione: la stretta di mano, il bacio sulle guance, l’abbraccio. Il toccare l'altro è un atto comunicativo che influenza la natura e la qualità della relazione e che esprime diversi atteggiamenti interpersonali.
Il contatto corporeo ha molteplici effetti: una persona che tocca è ritenuta cordiale, disponibile ed estroversa; al contrario, il contatto corporeo può suscitare reazioni negative di fastidio e di irritazione. Nei rapporti amorosi il contatto invia messaggi di affetto, coinvolgimento e attrazione sessuale.